最近、取引先からの請求書のデジタル化が進んでいます。

それまでは紙の請求書が届いて振込をしていましたが、最近急激にデジタル請求書に切り替えるところが増えました。

世間一般で言うデジタル化のメリットはコスト削減や業務効率の向上ですが、弊社の高齢スタッフやデジタルに疎いメンバーにとっては、ただの嫌がらせにしか感じられないようです。

請求書が発行されると、メールで通知が来ます。ログインしてIDとパスワードを入れて、PDFをダウンロードするだけですが、難しく感じる人にとっては険しい山を上るようなもの。

そんなデジタル化の波は、ついに我が社の心臓部にも押し寄せてきました。

弊社も小さな規模ではありすが、毎日のスケジュール管理は超複雑。修理、車検、商談、納車、お預かり……と、まるでパズルのようです。

特に自動車のメンテは重整備の合間を縫って、オイル交換やタイヤ交換の予定をテトリスのようにハメ込んでいかなければなりません。

昔ながらのホワイトボードで管理する手法は、限られたスペースで目まぐるしく変化する予定を繰り返し修正していると、やがて解読が困難になります。

作業を止めてピットを空けて待っていたのに、何等かのミスで来店が無かったり、最悪は1つしかピットが空いていないとこでのダブルブッキング。

という訳で、思い切ってそのやり方を変えることにしました。

これまでもガントチャート等で少しはデジタルの力を借りていましたが、今回は意を決して、さらに高度な新システムを導入し、ホワイトボードを卒業しようと試みました。

すると案の定、新しいシステムを導入てその説明をすると、

「今までのやり方のほうが良かった」
「しばらくホワイトボードと併用したい」

と、反デジタル派が主張が始まりました。

しばらくホワイトボードと併用する、これをやるといつまで立ってもホワイトボードが卒業できなくなります。しかも、ホワイトボードとデジタル管理両方の入力という二度手間が発生するので、たまったもんじゃないです。

慣れるまではしばらく不平不満が出ると思いますが、使いこなせるように慣れば間違いなく便利で作業効率がUPします。

高齢者もガラパゴスケータイからスマートフォンに乗り換えて、使いこなせていないにしてもその利便性の高さを知った人も多いはずです。

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